Вам предстоит организовать бизнес-тренинг, семинар. Казалось бы, чего проще? Но как только открываем интернет, получаем море разнообразной информации и понимаем, что мы маленькая рыбка в океане. По крайней мере, я, получив задание от шефа организовать семинар для сотрудников филиала с последующим банкетом, именно так себя и почувствовала. Догадываюсь, что в такой ситуации была не одна, поэтому хочу поделиться, как же это сделать и на чем в итоге остановилась сама. Кстати. тут http://www.winblog.ru/partners/1147772141-nadia29052001.html можно узнать о плане подготовки к проведению онлайн-конференции.
Для начала я выделила главные пункты, на которые мне нужно обратить внимание. Вот что у меня получилось.
- Необходимо помнить о том, что людей будет много, и в любое время года — жара за окном или холод — им должно быть комфортно, поэтому необходимо обязательно обратить внимание на кондиционирование.
- Желательно, чтобы был оборудован хорошими осветительными приборами.
- Конференция — это всегда достаточно большое собрание людей, и без микрофонов, желательно которые работают дистанционно, вам никак не обойтись. Выступающие должны быть услышаны и на первом, и на последнем ряду.
- Часто докладчики предоставляют демонстрационный материал, всевозможные схемы, рисунки, фото и видеоматериалы, поэтому нам нужны мониторы, воспроизводящая аппаратура, усилители.
- Желательно выбрать зал с таким расположением, чтобы до него можно было легко добраться и имелась вместительная парковка.
Вроде бы все ясно и понятно, но у нас после конференции должен был состояться банкет, и вот тут началось самое интересное. В основном мне везде предлагали только зал, а банкет — в другом месте, но меня это никак не устраивало. Было просто необходимо рядом с залом для выступлений. Ох и нелегкая это работа — найти то, что нужно! Мне предлагали базы отдыха, переезды к месту банкета или просто откровенно грубили.
Когда я уже отчаялась найти то, что мне нужно, на глаза попалась фирма, которая занимается вопросами организации банкетов. Меня приятно удивила вежливость девушки-менеджера, она мне рассказала об имеющихся вариантах. Оказывается, они предоставляют оборудование для конференции, переезжать никуда не надо, залы находятся рядом, да еще и в городе: вся транспортная развязка, хорошая парковка.
А когда мне прислали по электронной почте (чего я никак не ожидала) меню, я была приятно удивлена разнообразием и доступной ценой. Все оформили и подготовили быстро. Наша конференция прошла на высоком уровне, всем понравился банкет. Мой шеф был очень доволен, что и выразил в виде премии. Так что рекомендую фирму! Жаль, что не сразу ее нашла, меньше бы потратила времени.